Foire aux questions

1. Dois-je présenter une affiche si je veux assister à l'événement?
2. Je suis un étudiant canadien fréquentant une institution à I'extérieur du pays. Puis-je assister à l'événement?
3. Je suis un étudiant étranger fréquentant une université canadienne. Puis-je assister à l'événement?
4. Je ne suis pas membre de MITACS ou de la SMC. Puis-je assister à l'événement?
5. Dois-je m'inscrire?
6. Les étudiants de premier cycle peuvent-ils demander un remboursement?
7. À quel moment dois-je soumettre ma demande de remboursement?
8. Comment doit-on soumettre une demande de remboursement lorsqu'on voyage en groupe et qu'on partage les frais d'hôtel ou de location d'un véhicule?
9. Quelles sont les dépenses admissibles à un remboursement?

Dois-je présenter une affiche si je veux assister à l'événement?
Non, vous pouvez simplement assister aux présentations et aux cours, participer aux séances et consulter les affiches des autres participants, en plus d'établir de nouveaux contacts. Cependant, les étudiants diplômés qui souhaitent se faire rembourser les frais de voyage doivent présenter une affiche, offrir une présentation orale ou faire du bénévolat pendant la conférence.

Je suis un étudiant canadien fréquentant une institution à I'extérieur du pays. Puis-je assister à l'événement?
Oui, tous les étudiants sont invités. Par contre, les possibilités de remboursement sont offertes uniquement aux étudiants gradués et aux chercheurs postdoctoraux inscrits dans une université canadienne et faisant leurs études dans un département où les mathématiques jouent un rôle clé.

Je suis un étudiant étranger fréquentant une université canadienne. Puis-je assister à l'événement?
Oui, tous les étudiants inscrits dans un département universitaire où les mathématiques jouent un rôle-clé sont invités. Vous pourriez également vous prévaloir des possibilités de remboursement des frais de voyage si vous présentez une affiche, si vous offrez une présentation orale ou si vous faites du bénévolat durant la conférence. Celles-ci sont offertes uniquement aux étudiants gradués et aux chercheurs postdoctoraux inscrits dans une université canadienne et qui doivent voyager pour assister à la conférence. Les formulaires de demande de remboursement seront disponibles en ligne après la conférence. Vous devrez joindre à votre demande une lettre d'appui de votre directeur de recherche.

Je ne suis pas membre de MITACS ou de la SMC. Puis-je assister à l'événement?
Cette conférence est ouverte à tous; il n'est pas nécessaire d'être membre de MITACS ou de la SCMAI. Vous pourriez également vous prévaloir des possibilités de remboursement des frais de voyage. Celles-ci sont offertes uniquement aux étudiants diplômés et aux chercheurs postdoctoraux inscrits dans une université canadienne, qui présentent une affiche, offrent une présentation orale ou font du bénévolat durant la conférence, et qui doivent voyager pour assister. Les formulaires de demande de remboursement seront disponibles en ligne après la conférence. Vous devrez joindre à votre demande une lettre d'appui de votre directeur de recherche.

Dois-je m'inscrire? Est-il possible de s'inscrire sur place?
Oui, vous devez être inscrit afin de participer à l'événement. On peut s'inscrire en ligne ou sur place. Cependant, dans le but de faciliter la planification de la conférence et les commandes de matériel et de services d'alimentation, nous demandons à tous les intéressés de s'inscrire le plus tôt possible. Veuillez prendre note des tarifs réduits d'inscription anticipée.

Les étudiants de premier cycle peuvent-ils demander un remboursement?
Non, les remboursements ne sont offerts qu'aux étudiants gradués et aux chercheurs postdoctoraux fréquentant une université canadienne. Cependant, si vous participez au concours d'affiches, vous êtes admissible à l'aide financière qui s'y rattache.

À quel moment dois-je soumettre ma demande de remboursement?
Les demandes de remboursement doivent être soumises dans les quatre semaines suivant l'événement. Les demandes reçues après cette période pourraient ne pas être considérées. N'oubliez pas d'inclure la copie originale de tous les reçus, factures, cartes d'embarquement, itinéraire électronique ainsi qu'une lettre de votre directeur de recherche confirmant votre situation d'étudiant gradué ou de chercheur postdoctoral. Le traitement des remboursements prend quatre semaines. Les formulaires de demande de remboursement seront disponibles en ligne après la conférence.

Comment doit-on soumettre une demande de remboursement lorsqu'on voyage en groupe et qu'on partage les frais d'hôtel ou de location d'un véhicule?
Nous encourageons les étudiants d'un même établissement à voyager en groupe. Soumettez toutes les demandes de remboursement et documents associés avec les noms de tous les étudiants. Les chèques de remboursement seront émis aux étudiants dont le nom figure sur les factures et reçus. Les montants admissibles maximaux sont calculés pour l'ensemble du groupe, plutôt que pour chaque étudiant.

Quelles sont les dépenses admissibles à un remboursement?
Le remboursement a pour but de permettre au plus grand nombre possible d'étudiants d'assister à la conférence. Les dépenses admissibles comprennent le transport et l'hébergement pour la durée de l'événement, mais non la nourriture. En outre, les dépenses de nature touristique telles que les frais liés à des excursions ou à des achats personnels ou les frais d'hébergement correspondant à un prolongement du séjour dans la ville hôte ne sont pas admissibles.