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Société mathématique du Canada
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Société mathématique du Canada
À propos de la SMC        
Planification: l'avenir de la SMC

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Memorandum

DESTINATAIRES : Membres de la Société mathématique du Canada
EXPÉDITRICE : Katherine Heinrich, présidente
DATE : le 30 mars 1998
OBJET : Planifions l'avenir de la SMC

Comme en font foi nos états de service, la Société est une association professionnelle qui connaît beaucoup de succès depuis les 50 dernières années. Au cours des quelques dernières années, en particulier, nous avons profité d'une croissance considérable : de nouvelles initiatives ont vu le jour, et la Société est devenue de plus en plus complexe à tous les niveaux. Naturellement, cette expansion a occasionné des frais supplémentaires (impôts, besoins accrus en bénévoles et en travail rémunéré). Il est maintenant temps de prendre un recul, d'examiner ce que nous faisons et de planifier les années à venir. Il est temps de planifier l'avenir de la Société en adoptant une attitude proactive.

En collaboration avec les membres du Comité exécutif, les présidents de comité et d'autres personnes qui nous ont fait part de leurs commentaires, je travaille depuis plusieurs mois à l'élaboration d'un processus qui permettra à la SMC de passer l'ensemble de ses opérations et de ses activités en revue. Ainsi, nous vous présentons le document qui suit afin de susciter la discussion et d'obtenir vos commentaires. Nous modifierons le document en fonction des réponses obtenues et demanderons au Conseil d'approuver le document final à la Réunion de juin 1998, qui sera tenue à Saint-Jean, au Nouveau-Brunswick.

Puisque le document n'est encore qu'une ébauche, il est, pour l'instant, offert en anglais seulement. Toutefois, la proposition finale, telle qu'approuvée par le Conseil, sera offerte en versions française et anglaise. J'espère que cette situation ne causera aucun inconvénient.

Le document se divise en trois parties. La première se veut une nouvelle version de notre énoncé de mission actuel. Elle comprend l'objectif de la société et un «énoncé d'intention», contenant quatre points importants qui définissent la Société et ses activités. La deuxième est une description de trois groupes de travail qui, même si leur création n'était pas liée à ce processus de planification, seront fort utiles à la Société dans son ensemble. Quant à la troisième, il s'agit d'une proposition portant sur la création de cinq autres groupes de travail. Les rapports de chaque groupe seront présentés au Comité exécutif qui, à partir de ces documents, aura la délicate tâche de rédiger le plan d'action de la Société. Nous ferons ensuite approuver ce plan par le Conseil en décembre 2000.

La composition des groupes de travail se fera de manière à assurer une vaste représentation de nos membres . En outre, chaque groupe comptera des personnes connaissant à fond le sujet dont sera chargé le groupe de travail. Pendant les travaux des différents groupes, les activités des comités et de la Société poursuivront leur cours normal.

Nous devrons probablement attribuer des ressources à chacun des groupes de travail. Ces fonds permettront aux membres de se réunir au moins deux fois pendant leur mandat et d'organiser des conférences téléphoniques. Pour réduire leurs dépenses le plus possible, les groupes de travail seront appelés à tenir leurs réunions à l'occasion des Réunions de la SMC ou des réunions du Comité exécutif, qui se tiennent à Toronto en avril et en octobre.

Les membres de la SMC seront consultés à toutes les étapes du processus. Nous avons particulièrement besoin de votre opinion en ce moment même et vous encourageons fortement à nous en faire part.

Veuillez faire parvenir vos commentaires à l'un des membres du Comité exécutif d'ici le 8 mai 1998. Par ailleurs, si vous êtes intéressé à faire partie de l'un des groupes de travail, faites-nous le savoir.

Comité exécutif : Lynn Batten (Manitoba), Eddy Campbell (Queens), Katherine Heinrich (SFU), Jacques Hurtubise (Montréal), Richard Kane (Western), Arthur Sherk (Toronto), Richard Wood (Dalhousie), Graham Wright (Ottawa - Bureau administratif de la SMC)
 
 



 
Société mathématique du Canada
 
 
La Société mathématique du Canada s'est donnée pour objectif de promouvoir et de favoriser la découverte et l'apprentissage des mathématiques, et les applications qui en découlent.
 
 
Énoncé d'intention
 
 

1. Regrouper et appuyer les mathématiciens canadiens en favorisant la communication et l'adhésion à grande échelle, en commanditant diverses activités et en établissant des partenariats avec des associations professionnelles semblables à la nôtre.

2. Encourager la recherche mathématique en diffusant les résultats de recherches en cours aux spécialistes et aux non-spécialistes, en faisant reconnaître publiquement les travaux de chercheurs et en collaborant avec les instituts de recherche, les organismes subventionnaires et les utilisateurs de mathématiques.

3. Favoriser l'apprentissage des mathématiques en réalisant des projets avec des professeurs de mathématiques de tous les niveaux, en faisant connaître les progrès dans l'enseignement et en établissant des partenariats avec les ministères de l'éducation provinciaux et les organismes voués à l'apprentissage des mathématiques.

4. Défendre les mathématiques en créant des initiatives visant à expliquer, à promouvoir et à mieux faire connaître la discipline, en organisant des activités parascolaires et en encourageant les partenariats avec les sociétés privées, les gouvernements et les organismes à but non lucratif.


GROUPES DE TRAVAIL CRÉÉS
 
 

GROUPE DE TRAVAIL n° 1: Comité spécial du budget et de la politique
 

Membres :

Arthur Sherk, trésorier de la SMC et président du comité (Toronto)
Richard Kane, président du Comité des finances (Western)
Joan Geramita, membre du Conseil (Queens)
Michael Lamoureux, membre du Conseil (Calgary)
Graham Wright, directeur administratif de la SMC - personne-ressource

Mandat :

  • Dresser la liste des politiques, directives et pratiques de la SMC ayant une incidence directe sur le budget.
  • Déterminer la portion du budget nécessaire à ces politiques, directives et pratiques.
  • Évaluer la pertinence de ces politiques, directives et pratiques. Déterminer quel prix nous sommes prêts à payer pour conserver celles qui le sont et comment éliminer progressivement celles qui ne le sont pas.
  • Déterminer dans quelle mesure les sources de revenus et les dépenses pourraient changer, afin d'évaluer comment le budget pourrait influencer la politique à l'avenir.
  • Proposer des modifications aux façons de procéder de la Société de manière à ce que les personnes qui prendront des décisions relatives à la politique comprennent très bien l'incidence de leurs décisions sur le budget.

Échéancier :

Création du comité : 1er septembre 1997
Rapport au Comité exécutif : 1er mars 1998


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GROUPE DE TRAVAIL n° 2 : Comité spécial de la représentation au Conseil
 

Membres :

Jon Thompson (Nouveau-Brunswick), président
Paul Gauthier (Montréal)
Dan Britten (Windsor)
Peter Borwein (SFU)
Graham Wright, directeur administratif de la SMC - personne-ressource

Mandat :

Examiner :

  • la taille du Conseil actuel;
  • la représentation relative de chacune des quatre régions au Conseil et au Comité exécutif.

Contexte :

  • Tenir compte de la situation financière de la SMC et du coût qu'entraînerait l'ajout de membres au Conseil ou au Comité exécutif.
  • Tenir compte du rapport du comité spécial qui avait recommandé la représentation géographique actuelle du Conseil et du Comité exécutif, représentation entrée en vigueur autour de 1989.

Échéancier :

- Création du comité : septembre 1997
- Rapport au Comité exécutif : juin 1998

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GROUPE DE TRAVAIL n° 3 : Fonds de dotation de la SMC
 

Le fonds de dotation de la SMC s'élève à environ 1,35 million de dollars. Nous nous sommes engagés à commencer à utiliser les revenus d'intérêts du fonds une fois que le capital aurait atteint 1,5 million. Il est maintenant nécessaire d'établir des directives quant à l'emploi de cet argent et d'élaborer une stratégie qui nous assurera un revenu constant. Le Comité spécial du fonds de dotation de la SMC se chargera de la première de ces tâches, et le Comité des finances, de la seconde.

Comité spécial du fonds de dotation de la SMC

Membres :

Eddy Campbell, président, v.-p. pour l'Ontario (Queens)
Jennifer Hyndman, membre du Conseil (UNBC)
Tom Salisbury, président sortant, Publications (York)
Bob Rosebrugh, président, Services électroniques (Mt. Allison)
Gordon Mason, président, Finances (UNB)
Georg Schmidt, membre du Conseil (McGill)
Graham Wright, directeur administratif de la SMC - personne-ressource


Mandat :

Après avoir consulté l'ensemble des membres de la SMC, recommander au Comité exécutif une politique administrative concernant l'utilisation des profits tirés du fonds de dotation. Le Comité examinera, entre autres :

  1. la composition de l'entité gestionnaire et la sélection de ses membres;
  2. le mandat de l'entité gestionnaire;
  3. les règles concernant la sélection des projets et les dépenses.


Avant de faire sa recommandation, le Comité devra se poser les questions suivantes :

Quelle démarche faudra-t-il suivre pour demander des fonds et comment l'argent sera-t-il distribué? Des prix pourront-ils s'échelonner sur plusieurs années (par ex. : x $ par an pendant trois ans)? Qui pourra faire une demande? Comment fera-t-on une demande? Comment procédera-t-on? Quel format prendront les demandes? Quel sera l'échéancier? Quelles restrictions pourraient s'appliquer aux montants demandés? Quel rôle jouera le favoritisme? (Favorisera-t-on les demandes de candidats ayant déjà reçu des fonds d'une autre source?) Quels seront les critères de sélection des projets? Quels types de projets seront financés? Comment cette décision s'inscrira-t-elle dans le cadre du plan stratégique de la SMC? Les fonds pourront-ils servir aux dépenses de fonctionnement?

Échéancier :

Décembre 97 - le Comité exécutif crée le comité et approuve son mandat.
Février 98 - choix des membres du comité.
Avril 98 - rencontre du comité à Toronto.
Juin 98 - le comité consulte le Conseil, le groupe consultatif et l'assemblée générale.
Octobre 98 - le comité présente sa proposition au Comité exécutif.
Décembre 98 - le Comité exécutif présente la proposition au Conseil.


Rôle du Comité des finances

En octobre 1998, le Comité des finances devra présenter des recommandations au Comité exécutif sur les questions suivantes. Le président du Comité spécial prendra part aux discussions à ce sujet, aux réunions du Comité des finances.

  1. Quelle proportion du fonds de dotation de la SMC devrait servir à générer un revenu annuel et quelle proportion devrait être réinvestie pour assurer la croissance à long terme du fonds?
  2. Quelle proportion des revenus devrait-on utiliser chaque année, et quelle proportion devrait-on réinvestir pour protéger le capital de l'inflation?
  3. Comment le revenu stable à long terme tiré du fonds de dotation sera-t-il garanti?
  4. La gestion devrait-elle être assurée par un comité de la SMC ou une fondation autonome? Dans le second cas, faudrait-il doter la fondation d'un mandat?


Échéancier :

Juin 98 - le comité discute de l'ébauche de proposition avec le Comité exécutif.
Octobre 98 - le comité présente la proposition finale au Comité exécutif.
Décembre 98 - le Comité exécutif présente la proposition au Conseil.


PROPOSITION
 
 

La création des cinq groupes de travail suivants sera proposée à la réunion du Conseil de juin 1998. On a fixé les dates de création et de présentation de rapports et défini la structure hiérarchique de ces groupes de manière à permettre à ces derniers de communiquer efficacement entre eux.

Les membres de chaque groupe de travail seront choisis en fonction de leur connaissance collective de la SMC et du domaine, et de leur volonté de remettre en question nos façons de penser actuelles. Les membres seront nommés par le Comité exécutif.

Les groupes de travail consulteront la communauté dans son ensemble, en particulier les personnes possédant des connaissances dans les dossiers à l'étude et celles que les recommandations pourraient toucher. On encouragera les présidents des groupes de travail à discuter entre eux.

Tous les groupes de travail présenteront un rapport au Comité exécutif. Tout rapport déposé sera publié sur Camel. Les commentaires de la communauté mathématique seront alors transmis au Comité exécutif.

Lorsqu'il aura reçu les rapports de tous les groupes de travail, le Comité exécutif élaborera une structure et une stratégie globales pour la SMC, à partir des recommandations reçues. Cette structure et cette stratégie devront nous permettre de planifier clairement, de créer de nouvelles initiatives, de rationaliser nos activités et d'élaborer une politique financière complète.

GROUPE DE TRAVAIL n° 4 : Publications
 

Membres

Président
3 membres
Directeur administratif (ou autre) comme personne-ressource


Mandat

  1. Viabilité des publications : Passer en revue le statut des publications de la SMC en examinant leur qualité, le succès qu'elles remportent, leur coût total, leur viabilité électronique, leur efficacité de fonctionnement et leur aptitude à produire des revenus. Élaborer une stratégie pour régler les problèmes cernés et assurer la viabilité à long terme de nos publications (gestion, marketing, etc.). Envisager la possibilité de produire d'autres publications, peut-être en collaboration avec d'autres organismes.
  2. Centre de rédaction TEX : Passer en revue les activités du centre de rédaction TEX et proposer des moyens d'assurer son utilisation optimale (y compris la possibilité de lui accorder un plus grand rôle) et sa survie à long terme.
  3. Collaboration avec les instituts : Les publications mathématiques (en particulier au niveau de la recherche) sont désormais réalisées par les bureaux de la SMC et des instituts. Étudier les possibilités d'une collaboration et d'un soutien accrus.

Consultation

Le comité consultera les rédacteurs en chef des publications, le centre de rédaction TEX, certains membres (anciens et actuels) des comités des services électroniques et des publications, ainsi que les comités de rédaction et les instituts.

Échéancier

Création : octobre 1998
Rapport : octobre 1999

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GROUPE DE TRAVAIL n° 5 : Finances et collecte de fonds
 

Membres

Président
3 membres
Trésorier de la SMC comme personne-ressource


Mandat

  1. Processus d'approbation : Élaborer un processus d'examen pour l'approbation de nouvelles activités et veiller à ce que les propositions contiennent des prévisions budgétaires précises (y compris les coûts de gestion et les frais généraux); des détails sur la durée des activités; une stratégie de marketing, s'il y a lieu, et un processus d'examen et d'évaluation.
  2. Collecte de fonds : Examiner le coût et le succès des collectes de fonds actuelles et recommander une stratégie à long terme (qui pourrait comprendre l'attribution de ressources supplémentaires à la collecte de fonds). Étudier la possibilité de lancer une vaste campagne à durée fixe et, le cas échéant, en tracer les grandes lignes.
  3. Publicité : Passer en revue les ententes actuelles concernant la publicité et la distribution de produits pour d'autres organismes. Établir une politique qui régirait ces contrats de distribution. Élaborer une stratégie visant à accroître les revenus de publicité découlant de toutes les activités de la SMC (particulièrement la commandite de pages Web).
  4. «Achat de temps» : Définir une ligne de conduite concernant l'«achat de temps», auprès des universités, pour le travail effectué par les professeurs, pour le compte de la SMC. Où s'arrête le bénévolat et où commence le «travail» proprement dit?

Consultation

Le groupe de travail consultera certains membres (anciens et actuels) du Comité des finances et du Comité de la collecte de fonds, le directeur administratif de la SMC, le directeur de Camel et les rédacteurs en chef des publications. Les travaux du groupe de travail n° 1 (comité spécial du budget et de la politique) influenceront grandement les activités du présent groupe de travail, tout comme le rapport du groupe de travail n° 3 (fonds de dotation).

Échéancier

Création : octobre 1998
Rapport : octobre 1999

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GROUPE DE TRAVAIL n° 6 : Soutien à la communauté mathématique
 

Membres

Président
3 autres personnes
Directeur administratif (ou autre) comme personne-ressource


Mandat

  1. Soutien aux membres : Passer en revue et évaluer toutes les activités de soutien aux membres. Définir des stratégies pour veiller à ce que ces activités soient conformes aux objectifs de la SMC (il pourrait être nécessaire d'en éliminer, d'en modifier ou d'en ajouter). Tirons-nous le maximum de nos Réunions? Offrons-nous les séances appropriées aux endroits appropriés? La formule des séances convient-elle toujours? Les conférences plénières sont-elles accessibles? Avons-nous recours aux talents locaux le plus souvent possible? Nos activités sont-elles rentables? La promotion et la publicité entourant les Réunions sont-elles efficaces? Y a-t-il place à un plus grand nombre d'activités interdisciplinaires et d'activités publiques pour promouvoir la recherche et les activités éducatives? La formule des prix convient-elle toujours et correspond-elle encore aux activités et aux réalisations des mathématiciens canadiens? La SMC appuie-t-elle suffisamment ses membres, des étudiants aux retraités? Les membres soutiennent-ils suffisamment la SMC?
  2. Soutien aux étudiants : Examiner et évaluer toutes nos activités de soutien aux étudiants (élèves du secondaire, étudiants universitaires, de premier cycle et diplômés) et aux enseignants. Définir des stratégies pour veiller à ce que ces activités soient conformes aux objectifs de la SMC (il pourrait être nécessaire d'en éliminer, d'en modifier ou d'en ajouter), en prêtant particulièrement attention aux aspects promotion, marketing et gestion globale des activités. Définir un processus d'examen périodique, notamment limiter la durée des projets et veiller à ce qu'il y ait toujours place à l'innovation et à la souplesse lorsque nous répondons à de nouveaux besoins.
  3. Représentation : Examiner la représentation actuelle (selon la région de provenance, la discipline mathématique, le sexe, l'appartenance à une minorité visible et le type et la taille de l'établissement d'affiliation) des membres et de ceux et celles qui participent à nos activités. S'il y a lieu, élaborer une stratégie qui nous permettrait d'assurer une meilleure représentation.
  4. Instituts : Examiner les ententes actuelles entre la SMC et les instituts, particulièrement en ce qui a trait aux activités conjointes, au partage d'information et, dans certains cas, aux ressources (pas nécessairement financières, mais certainement humaines - bénévolat et expertise). Faire des recommandations quant aux projets à venir.


Consultation

Le groupe de travail consultera certains membres (anciens et actuels) des comités de la recherche, des olympiades, des femmes en mathématiques et d'éducation, le directeur de Camel et les rédacteurs en chef des publications. Les travaux du groupe de travail n° 3 (fonds de dotation) influenceront grandement les activités du présent groupe de travail, tout comme le rapport du groupe de travail n° 2 (Représentation au Conseil).

Échéancier

Création : octobre 1998
Rapport : octobre 1999

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GROUPE DE TRAVAIL n° 7 : Communications
 

Membres

Président
3 autres personnes
Directeur administratif (ou autre) comme personne-ressource



Mandat

  1. Communications externes : Passer en revue les activités relatives aux communications (lobbying, Notes de la SMC, Camel, affichage aux Réunions, communiqués de presse, etc.) concernant les activités commanditées de la SMC, la promotion des mathématiques et la sensibilisation à la SMC et aux mathématiques en général. Évaluer leur efficacité et déterminer si elles atteignent les cibles visées (rehausser l'image des mathématiques aux yeux du grand public, appuyer les étudiants, etc.). Déterminer s'il y a lieu de mettre davantage l'accent sur les communications ou d'apporter des modifications, et élaborer une stratégie de communication à long terme, pour un résultat optimal. Envisager la possibilité de doter la SMC d'un plan de communication.
  2. Communications internes : Examiner les voies de communication actuelles entre les comités, le Comité exécutif, le bureau administratif, le directeur administratif, le Conseil et l'ensemble des membres. Faire des recommandations s'il y a lieu d'améliorer quoi que ce soit.


Consultation

Le groupe de travail consultera certains présidents de comités de la SMC (anciens et actuels), le directeur de Camel, les employés de la Société, les rédacteurs des Notes et l'ensemble des membres.

Échéancier

Création : octobre 1998
Rapport : octobre 1999


 

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GROUPE DE TRAVAIL n° 8 : Stratégies administratives
 

Membres

Président de la SMC, président
Trésorier de la SMC
Directeur administratif de la SMC
2 autres personnes
Coordonnatrice administrative de la SMC comme personne-ressource

Mandat

  1. 1. Charge de travail : Passer en revue les procédures actuelles afin d'évaluer la charge de travail du personnel administratif. Examiner la répartition des tâches entre les divers bureaux et la pertinence de cette répartition. Trouver des moyens qui permettraient de répondre aux besoins accrus en soutien administratif pour les activités de la SMC.
  2. Tâches des employés : Revoir les descriptions de tâches des employés en tenant compte des responsabilités administratives actuelles et à venir, et faire des recommandations.
  3. Administration des Réunions : Définir un processus d'examen de la gestion et du coût des Réunions et, le cas échéant, préciser des moyens d'apporter les changements nécessaires.
  4. Rationalisation : Passer en revue toutes les activités du bureau en cernant les tâches à rationaliser, à éliminer ou à modifier dans l'optique d'une efficacité accrue.
  5. Diffusion des connaissances : Élaborer un plan visant à assurer la transmission des connaissances des activités de la SMC, pour éviter que seules une ou deux personnes soient au courant de ce qui se passe - manuel(s) de politique, plan de communications détaillé, etc.
  6. Camel : Revoir le fonctionnement de Camel et la répartition des responsabilités.


Consultation

Le groupe de travail consultera des employés et certains membres de la SMC qui ont travaillé de près avec le bureau, l'ensemble des membres ainsi que les autres membres de la communauté mathématique avec lesquels le bureau traite.

Échéancier

Création : avril 1999
Rapport : avril 2000

 

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COMITÉ EXÉCUTIF : Administration et direction
 

Membres

Comité exécutif de la SMC

Mandat

Doter la SMC d'une structure et d'une stratégie globales pour les années à venir.

  1. Comités et Conseil : En collaboration avec les comités et le Conseil, revoir les activités de ces entités du point de vue de leur efficacité, de leur efficience, de leur taille et de leur constitution, de même que la pertinence de leur mandat. Recommander l'élimination, la fusion ou la création de comités, recommander de nouveaux mandats ainsi que des stratégies permettant l'établissement d'objectifs à court terme. Clarifier les rapports entre le Conseil, les comités et les bureaux de la SMC.
  2. Structure administrative : Revoir la structure administrative des bureaux de la SMC, en portant une attention particulière aux rôles rattachés aux postes de directeur administratif, de rédacteur administratif, d'assistant administratif, de responsable du centre de rédaction TEX, de responsable de Camel, et au rôle des autres bureaux où nous fournissons des bénévoles. En particulier, revoir les responsabilités et le coût du poste de directeur administratif à partir de juin 2002 et faire des recommandations sur l'avenir de ce poste.
  3. Partenariats : Revoir les partenariats qui existent actuellement entre la SMC et d'autres organismes et définir, pour ces ententes et tout autre partenariat, une stratégie à long terme qui serait profitable à la SMC et l'aiderait à atteindre ses objectifs. On pourrait notamment élaborer un plan qui favoriserait un rapprochement entre les disciplines et les associations de chercheurs qui dépendent de la recherche mathématique. Examiner les ententes en vigueur entre la SMC et les instituts de recherche, les conseils subventionnaires et autres entités semblables, et trouver des façons d'améliorer nos rapports avec eux, s'il y a lieu.
  4. Membres de la SMC : Proposer des moyens d'accroître le nombre de nos membres (anciens participants aux OIM, étudiants diplômés, professeurs de collèges et sociétés privées), de conserver nos membres et de les appuyer tout au long de leur carrière. Envisager la possibilité de réorganiser les catégories de membres. En particulier, examiner les rapports que nous entretenons avec les départements membres, les avantages du statut de membre, les besoins des départements (le sondage mené auprès des départements est-il toujours pertinent?, etc.) et comment les départements pourraient appuyer davantage la SMC et ses activités.
  5. Groupes de travail : Étudier les rapports des huit groupes de travail et, au besoin, faire des recommandations précises au Conseil sur des sujets non abordés aux points précédents.


Consultation

Les rapports des huit groupes de travail, les comités de la SMC et l'ensemble des membres.

Échéancier

Création : juin 1999
Ébauche de rapport présenté au Conseil et aux membres : août 2000
Rapport final au Conseil : décembre 2000.



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